¿Qué es una Factura Electrónica?
La factura electrónica es un tipo de factura que se diferencia de la factura en papel por la forma de gestión informática y el envío mediante un sistema de comunicaciones que conjuntamente permiten garantizar la autenticidad y la integridad del documento electrónico.
Una factura electrónica se construye en 2 fases:
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Se crea la factura tal y como se ha hecho siempre y se almacena en un fichero de datos.
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Posteriormente se procede a su firma con un certificado digital o electrónico propiedad del emisor que cifra el contenido de factura y añade el sello digital a la misma
Al terminar obtenemos una factura que nos garantiza:
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Que la persona física o jurídica que firmó la factura es quien dice ser (autenticidad) y
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Que el contenido de la factura no ha sido alterado (integridad).
El emisor envía la factura al receptor mediante medios electrónicos, como pueden ser CD, memorias Flash e incluso Internet.
Beneficios.
Dependiendo del tamaño de las empresas y el volumen de su facturación, el ahorro puede fluctuar entre el 40% y el 80%. Entre los motivos que hacen posible este ahorro se encuentran:
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Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío.
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Ahorro en el gasto de papelería, la factura electrónica es ecologica.
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Facilidad en los procesos de auditoría.
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Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
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Menor probabilidad de falsificación.
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Agilidad en la localización de información.
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Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos.
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Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
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Reducción de costes.
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Mejora de la eficiencia.
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Aumenta la seguridad documental.
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Reducción en tiempos de gestión.
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Mayor agilidad en la toma de decisiones.
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Reduce errores en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento.
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Registro de la hora, el minuto y el segundo de emisión del comprobante fiscal digital (time stamp o sello del fechador).
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Adecuaciones sencillas en el archivo de impresión
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Obtención de sellos en serie y folios de serie ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, con previa obtención de la Firma Electrónica Avanzada.
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Contabilidad automatizada.
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Facilidad para el cálculo de impuestos.
Por otro lado, una vez que las empresas empiecen a operar con esta tecnología, se verán incentivadas a digitalizar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa. El control tributario se incrementa con la factura electrónica, ya que permite un mayor control del cumplimiento tributario y simplificación de la fiscalización.